Gestionarea comenzilor în afaceri

Succesul afacerii în orice domeniu depinde de managementul eficient al comenzilor. În acest articol veți învăța cum să utilizați comenzile pentru gestionarea eficientă a fluxului de lucru, estimarea volumului de lucru, alocarea proactivă a resurselor și creșterea satisfacției clienților.

Ce este o comandă - Ticketing?

O comandă este o solicitare oficială din partea clientului pentru furnizarea de servicii. Există diferite tipuri de comenzi care depind de serviciile oferite de companie, de modul în care se desfășoară afacerea și de operațiunile de zi cu zi efectuate de angajați. Așadar, toate comenzile pot fi împărțite și le pot fi atribuite anumite categorii.

Intern

În fiecare zi, un angajat dintr-o organizație apelează la colegi pentru ajutor, sfaturi sau servicii pentru a presta munca. Însă, cu cât compania este mai mare, cu atât mai multe servicii sunt disponibile în cadrul acesteia, punându-se problema organizării eficiente a activității diviziilor și a transparenței acestora. În acest caz, așadar, este imposibil să faceți față fără un sistem de management al aplicațiilor.

Diviziile funcționale oferă servicii clienților interni - colegilor, de exemplu:

• Departamentul de personal - selectează personalul
• IT - discută în legătură cu computerele
• Departamentul de marketing — pregătește cărți de vizită, organizează evenimente, promoții, actualizează site-ul, pregătește materiale publicitare
• Echipa de întreținere tehnică – repară echipamentele de producție
• Secretariat - trimiterea corespondenței

Extern.

Ar fi corect să menționăm că orice afacere oferă servicii sau folosește serviciile clienților terți. Întotdeauna, chiar dacă nu efectuați niciun serviciu, afacerea dvs. trebuie să comande ceva:

• Prestarea de servicii: livrare, reparare, producție etc.
• Comandarea de papetărie, repararea utilajelor, echipamentelor etc.
• Descărcarea din depozit.

Obișnuit si urgent. Comenzile normale durează 30-60 de zile (în funcție de specificul afacerii) pentru a fi onorate. Urgente sunt comenzile de service sau reparații care trebuie finalizate mult mai repede, de obicei în 24-48 de ore. Cel mai adesea, o plată suplimentară este percepută de la client pentru onorarea urgentă a comenzii.

Plătit și garantat. Prima comandă a clientului este de obicei considerată a fi plătită, iar garanția este comanda ulterioară a serviciului garantat produsului care a fost achiziționat anterior. Comenzile de garanție sunt de obicei îndeplinite pe cheltuiala companiei.

Pe tipuri de dispozitive sau puncte de vânzare. Puteți grupa astfel de comenzi dacă aveți, de exemplu, o locație specializată în repararea telefoanelor mobile și alta specializată în electrocasnice. De asemenea, puteți grupa comenzile după locul de onorare - „la punct” și „la ieșire”, dacă oferiți ambele tipuri de servicii.

Ce face ca sistemul de gestionare a comenzilor Ticketing să fie o implementare necesară pentru orice afacere?

Pentru a rezolva problema termenelor limită întârziate și pentru a asigura buna funcționare a afacerii, managerul trebuie să construiască un sistem eficient de procesare a comenzilor.

Acesta poate fi un sistem în care angajații dvs. sunt responsabili pentru îndeplinirea comenzilor ei înșiși. Aceasta înseamnă că angajatul înregistrează comanda, evaluează ce resurse sunt necesare pentru executarea acesteia, stabilește în mod independent termenii, adaugă materialele necesare din depozit și efectuează calculul.

Dacă acest nivel de încredere a angajaților nu este atins în compania dumneavoastră, se poate folosi o altă metodă. De exemplu, managerul responsabil colectează comenzi la lista generală care poate fi îndeplinită de orice angajat, în mod gratuit.

Indiferent de modul în care alegeți să gestionați comenzile, există două lucruri la care trebuie să acordați atenție pentru ca acest proces să funcționeze fără probleme: descrierea proceselor de afaceri ale companiei dvs. și găsirea celui mai bun software de gestionare a comenzilorcare se potrivește nevoilor dvs. business

1. Înțelegerea fluxului de lucru

Pentru a îmbunătăți procesul de gestionare a comenzilor, trebuie mai întâi să îl înțelegeți. De aceea, atunci când optimizați gestionarea comenzilor, este important să descrieți procesele care sunt efectuate zilnic în compania dumneavoastră de către angajați.

Când descrieți procesele, luați în considerare toate sarcinile importante, împărțindu-le în cele urgente și neurgente. Descrieți separat sarcinile pentru fiecare comandă.

Dacă nu aveți idee cum să faci asta, contactați-ne! Avem o vastă experiență în aranjarea logică și construcția lanțului de management al proceselor pe bază de comandă de servicii

De obicei, descrierea procesului arată astfel:

• Clientul poate plasa o comandă, care va avea statutul „Creat” în sistem. Aceasta înseamnă următoarele: comanda este în procesare și va merge către angajatul responsabil cu gratuitățile, de îndată ce își va încheia munca cu precomanda.
• Imediat ce se întâmplă acest lucru, puteți schimba starea comenzii la „În curs” pentru a vă nota ce face angajatul în legătură cu primirea comenzii.
• După finalizarea comenzii (sfârșitul asamblării produsului sau prestării serviciului), puteți trece comanda la starea „Gata”.
• În cazul în care cumpărătorul nu a plătit comanda încă, o puteți transfera în starea „Plată în așteptare”, iar dacă a comandat și serviciul de livrare prin curier, se folosește starea „Expediat” până când serviciul poștal preia comanda.
• La momentul la care compania primește mai multe comenzi în același timp, poate fi dificil să monitorizați starea și îndeplinirea acestora. De aceea, pentru gestionarea eficientă a comenzilor, veți avea nevoie de un sistem contabil în care vor fi înregistrate toate informațiile relevante.

2. Utilizarea eficientă a sistemului de ticketing și a funcțiilor suplimentare.

• Fără tehnologie, eforturile dvs. de gestionare a proceselor pot duce la nerespectarea termenelor limită, muncă neterminată și frustrarea clienților.
• De aceea un program de management al comenzilor este unul dintre cele mai utile instrumente pentru orice afacere. Nu numai că va ajuta la îmbunătățirea organizării proceselor, dar va permite și obținerea unui rezultat mai mare în mai puțin timp.
• De exemplu, atunci când utilizați Ticketing, veți deveni mai eficient prin reducerea timpului necesar pentru alocarea sarcinilor, prioritizarea acestora, înregistrarea și îndeplinirea comenzilor. Programul are și capacitatea de a monitoriza productivitatea angajaților, ceea ce duce la o muncă mai productivă și mai eficientă în cadrul companiei.
• După instalarea și testarea programului, puteți comanda orice modificări adaptate special pentru afacerea dvs.: orice formă de rapoarte, sincronizare cu alte programe de contabilitate și nu numai, utilizarea pe dispozitive mobile, sincronizare cu bazele de date contabile ale depozitelor, magazinelor etc.
• Când angajații lucrează de la distanță, puteți folosi aplicația Ticketing pentru a clarifica informațiile despre clienți, pentru a edita datele dacă starea comenzii s-a schimbat, pentru a adăuga fotografii, comentarii și multe altele.
• Cu ajutorul aplicației, puteți contacta clienții, managerii și angajații în câteva clicuri. Datorită faptului că, după finalizarea lucrărilor la comandă, informațiile dintre angajații implicați în aceasta vor rămâne sincronizate.
• De asemenea, puteți utiliza diferite moduri de marcare a comenzilor dacă doriți să automatizați sistemul de calcul al salariilor angajaților folosind setările din program. De exemplu, puteți seta diferite tipuri de calcul al salariului în funcție de tipul de comandă și munca prestată, experiență și poziția angajaților.
• În plus, puteți sincroniza programul de Ticketing cu programul nostru de management al personalului, Pontage, care vă va permite să gestionați eficient timpul de lucru al personalului dvs. Apropo, versiunea de bază a programului este, de asemenea, gratuită. Când programele sunt instalate, obțineți două produse care se completează reciproc.

3. Analiza comenzilor si vânzărilor

• S-au organizat procesele, au fost organizate comenzile, ceea ce înseamnă că puteți începe cea mai interesantă etapă – analiza. Analizarea valorilor comenzilor vă va permite să vedeți câte locuri de muncă trebuie să asigurați pentru a menține niveluri optime de profit, câte comenzi sunt în lucru, ce tipuri de locuri de muncă sunt cele mai populare, care se închid cu succes și multe altele. Datorită informațiilor colectate în rapoarte, veți obține o imagine completă a cât timp îi ia echipei dvs. pentru a finaliza fiecare comandă, cât de des rămân cu restanțe și dacă trebuie să aduceți ajutor suplimentar.
• În Ticketing, de exemplu, fiecărei comenzi îi va fi asociată un raport, dintre care 5 în sistem se referă strict la acestea. Puteți genera, salva și apoi exporta raportul sau îl puteți șterge după cum este necesar, totul în doar câteva clicuri.

4. Managementul comenzilor în cloud

• Deoarece acest software este bazat pe tehnologia cloud și utilizează un model bazat pe abonament, nu trebuie să cheltuiți nimic pentru a începe. Versiunea de bază a programului este absolut gratuită și o putem instala pentru dvs, astfel încât să-i puteți aprecia beneficiile. Serviciul de suport este, de asemenea, gratuit, iar flexibilitatea configurației și securitatea datelor vor deveni avantaje incontestabile după începerea lucrului.
• O astfel de soluție SAAS precum Ticketing vă va permite să înregistrați rapid comenzile primite de pe orice dispozitiv, să urmăriți și să editați detaliile comenzii, care sunt afișate sub forma unei liste generale, în care le puteți sorta după tip, persoană responsabilă, stare sau urgență.

Managementul comenzilor: concluzii

Ordinea nu este doar o definiție. Este un instrument organizatoric care vă permite să monitorizați stadiul implementării proiectului dvs. în orice afacere, să țineți evidența fondurilor și să îmbunătățiți activitatea companiei. Fiecare comandă va fi procesată automat folosind sistemul de gestionare a comenzilor, unde puteți crea, edita, șterge comenzi și toate informațiile importante despre acestea - materiale adăugate, plăți, termene limită și responsabili.

Contactează-ne și te vom sfătui!

consultare