Din iulie 2024, de când e-Factura a devenit obligatorie pentru sectorul B2B, a trecut un an. Am discutat cu reprezentanți ai micilor afaceri, pentru care e-Factura a devenit obligatorie. Printre aceștia s-au numărat atât reprezentanți ai firmelor mici și mijlocii, cât și persoane care fac vânzări ocazional, foarte rar. În urma chestionarului au apărut câteva întrebări pe care am dori să le adresăm Directorului General al StillCo, Călin Octav, care a dezvoltat programul e-Factura de la StillCo.

- Cum pot trimite o e-Factură unui client străin?

Programul nostru e-Factura permite emiterea facturilor către clienți cu adresa în afara României. În aplicație veți vedea un buton în partea de sus, prin care puteți alege dacă doriți ca factura să fie trimisă la ANAF. Factura în sine trebuie trimisă clientului, iar procesul este automatizat: după emitere, o puteți expedia direct pe emailul clientului cu un singur click.

- Dacă am doar 2–3 vânzări pe an, cum pot emite o e-Factură gratuit? Trebuie să cumpăr un program dacă am doar câteva vânzări pe lună?

Nu, nu este nevoie să cumpărați aplicația. Pentru antreprenorii care nu au vânzări regulate și emit până la 20 de facturi pe lună, punem la dispoziție un plan gratuit. Astfel, puteți emite facturile de care aveți nevoie și beneficiați de aproape toate funcționalitățile disponibile pentru un vânzător mare, fără niciun cost.

- Dacă eu și partenerul meu folosim programe diferite de e-Factură, cum se face conectarea?

Sursa principală de date este ANAF. Atât programul nostru, cât și programele altor furnizori transmit facturile în baza de date ANAF. Ulterior, aplicația instalată la dumneavoastră preia aceste informații direct din ANAF. Astfel, nu are importanță ce program folosește partenerul sau clientul – toate facturile și documentele vor fi afișate corect în contul dumneavoastră.

- Ce înseamnă stocarea documentelor în cloud? Oferiți un astfel de serviciu?

Stocarea în cloud înseamnă că documentele dumneavoastră nu rămân doar pe calculatorul personal, ci sunt păstrate pe un server online. Astfel, le puteți accesa oricând și de pe orice dispozitiv, iar datele sunt protejate prin sisteme de securitate și criptare. Da, oferim acest serviciu, astfel încât documentele dumneavoastră să fie mereu în siguranță și la îndemână.

- Este mai avantajos să emiteți e-Factura manual sau printr-un program dedicat?

Desigur, este mult mai avantajos să folosiți programul e-Factura de la StillCo.

În primul rând, eliminați munca manuală – totul este automatizat.

În al doilea rând, noi urmărim permanent modificările legislative și vă ferim de greșeli în calcule, care apar des atunci când facturile sunt trimise manual.

În al treilea rând, toate datele dumneavoastră sunt salvate și nu există riscul să pierdeți documente. Toate facturile emise sau primite, precum și statisticile, rămân mereu într-un loc sigur.

Iar în al patrulea rând, pentru micile afaceri programul este complet gratuit, deci de ce să nu vă modernizați gestiunea?

Chiar și pentru afacerile mai mari, costurile sunt minime: de exemplu, pentru 1000 de facturi pe lună prețul este de doar 12 euro. Este mult pentru liniștea și siguranța dumneavoastră?

În plus, programul nostru se poate adapta oricăror cerințe: generare de rapoarte sau statistici, conversie din XML în PDF, stornare de facturi, facturi recurente și multe altele. Ne adaptăm flexibil fiecărui client.

- Cât de dificil este să instalați programul e-Factura?

Este foarte simplu. Instalarea nu este obligatorie – aplicația poate fi accesată direct din browser, fără să mai descărcați nimic. Totuși, dacă doriți să o instalați pe calculator, vă sprijinim la fiecare pas al procesului de instalare și configurare. Este aproape la fel de ușor ca atunci când instalați un joc pe telefon. Iar în etapa de verificare cu stick-ul de semnătură electronică suntem alături de dumneavoastră și vă arătăm cum să faceți totul cât mai ușor.

- Trebuie să păstrez facturile electronice?

Nu este nevoie să le imprimați sau să le păstrați fizic. Toate facturile electronice sunt stocate în siguranță atâta timp cât contul dumneavoastră este activ și aveți un plan de abonament. În plus, aveți și opțiunea de backup, prin care puteți salva facturile direct în Google Drive, unde rămân disponibile oricând aveți nevoie.

- Pentru cine este obligatorie e-Factura?

Pentru toate firmele (inclusiv microîntreprinderi și PFA) care emit facturi în relații B2B sau B2G. Pentru B2C, adică în cazul persoanelor fizice, nu este obligatorie.

- De când este obligatorie e-Factura?

Începând cu 1 ianuarie 2024 – pentru toate tranzacțiile B2B și B2G.

- De când este Este necesară semnătura electronică pentru folosire e-Factura?

Da, este necesară atât pentru autentificarea în SPV (Spațiul Privat Virtual), cât și pentru transmiterea facturilor în sistem.

- Cum se încarcă e-Facturile?

Facturile se încarcă fie manual, în format XML, prin SPV (Spațiul Privat Virtual), fie automat, printr-un program de e-Factura, cum este cel de la StillCo.

- Pot folosi e-facturi în format PDF sau Word?

Nu, este obligatorie versiunea XML transmisă prin ANAF. PDF-ul poate fi oferit clientului doar ca „copie” a facturii.

- Ce trebuie făcut în cazul unei erori într-o factură?

Trebuie să emiteți o factură storno și să încărcați factura corectă..

- Ce amenzi se aplică pentru nerespectarea obligației de transmitere a facturilor în sistemul RO e-Factura?

Începând cu 1 iulie 2024, nerespectarea termenului de 5 zile calendaristice pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura atrage următoarele sancțiuni:

• Persoane juridice mari: între 5.000 și 10.000 lei
• Persoane juridice mijlocii: între 2.500 și 5.000 lei
• Alte persoane juridice și persoane fizice: între 1.000 și 2.500 lei

De asemenea, netransmiterea facturii în sistemul RO e-Factura sau primirea și înregistrarea acesteia de către destinatar, fără respectarea obligației de transmitere, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

- Firmele neplătitoare de TVA trebuie să folosească e-Factura?

Da, firmele sunt obligate să utilizeze e-Factura, chiar dacă nu sunt plătitoare de TVA.

-Cum se aplică e-Factura pentru clienții din străinătate (UE/non-UE)?

Transmiterea facturilor prin ANAF către clienții externi este opțională, cu excepția situațiilor în care serviciile sau produsele sunt prestate pe teritoriul României, caz în care facturarea electronică este obligatorie.

Vă mulțumim pentru aceste răspunsuri; sperăm că vor fi utile cititorilor noștri. Mai aveți ceva de adăugat??

Vă mulțumim pentru încrederea acordată produselor noastre. Ne străduim întotdeauna să satisfacem nevoile clienților noștri și să lucrăm pentru afacerea dumneavoastră. Pe lângă facturile electronice, compania noastră a dezvoltat și alte câteva soluții esențiale.Orice afacere ai, mare sau mică, trebuie să ții legătura cu clientul, ai nevoie de o comunicare eficientă cu clientul. Compania noastră a dezvoltat mai multe astfel de produse: Call Center, Smart SMS și Ticketing. Toate aceste soluții vă vor ajuta să vă duceți afacerea la următorul nivel.